EVA
Digitale bezoekersregistratieEVA is een digitaal bezoekersregistratiesysteem. Met behulp van deze software beheert u eenvoudig uw bezoeken. Op deze pagina vertellen we u meer over de werking en voordelen van EVA. Benieuwd naar de mogelijkheden? Wij geven u graag een gratis demonstratie.
Digitale bezoekersregistratie
Bezoekersregistratie is voor veel organisaties een grote uitdaging. Hoe is dit binnen uw organisatie geregeld? Nog te vaak wordt dit gedaan met een papieren inschrijflijst bij de receptie, wat sinds de recente AVG-wet verboden is. De digitale bezoekersregistratie van EVA biedt uitkomst. Bekijk de video voor meer informatie.
Werkwijze bezoekers registreren
EVA werkt globaal in 4 stappen:
1. De afspraak wordt ingepland.
2. De bezoeker ontvangt een mail met data en de QR-code.
3. De bezoeker meldt zich aan voor de afspraak met de QR-code.
4. De medewerker wordt geïnformeerd en ontvangt de bezoeker.
Binnen EVA zijn er 3 manieren om bezoekers te registreren:
- Vooraf door de medewerker;
- Ad-hoc door de medewerker;
- Door de bezoeker zelf.
Hieronder vindt u meer informatie over de werkwijze van de verschillende opties.
Bezoekersregistratie middels een uitnodiging met eventueel QR-code
Wanneer een medewerker een bezoek inplant krijgt de bezoeker vooraf een e-mail. Hierin staan de gegevens met betrekking tot het bezoek, locatie, datum tijd en een QR-code. Wanneer de bezoeker op locatie komt scant diegene bij de terminal zijn/haar QR-code. De bezoeker wordt vervolgens geregistreerd als aanwezig, tekent de disclaimer van het bedrijf en de medewerker die hem heeft uitgenodigd krijgt direct een mail of SMS.
Bij verlaten van het pand scant de bezoeker de QR-code en wordt hij/zij afgemeld. Het aan en afmelden is op veel verschillende manieren mogelijk waaronder kenteken-camera of gewoon bij de receptioniste.
Bezoekersregistratie ad-hoc door medewerker
Wanneer een bezoeker zonder afspraak op locatie komt kan diegene zichzelf melden bij de receptie. De receptie maakt de persoon dan aan als bezoeker. De medewerker die de e-mail ontvangt krijgt direct een mail of SMS-bericht. Bij verlaten van het pand meldt de bezoeker zich opnieuw bij de receptie en de receptie meldt de bezoeker af.
Bezoekersregistratie ad-hoc door de bezoeker zelf
Wanneer een bezoeker zonder afspraak op locatie komt kan deze zichzelf aanmelden bij via de terminal. Hier laat de bezoeker de gevraagde gegevens achter en gaat akkoord met de disclaimer van het bedrijf. De medewerker ontvangt een mail of SMS-bericht.
Bij verlaten van het pand meldt de bezoeker zich weer handmatig af bij de terminal. Wanneer de bezoeker bij aanmelding een bezoekerspas met QR-code heeft ontvangen, dan kan deze QR-code gebruikt worden om af te melden. Het aan- en afmelden is op veel verschillende manieren mogelijk waaronder kenteken-camera of gewoon bij de receptioniste.
Bezoekersregistratie App
Veel bedrijven stappen tegenwoordig over op de bezoekersregistratie app van EVA. Hier zijn 2 redenen voor.
Op dit moment houden veel bedrijven op papier bij wie er aanwezig is (geweest). Dit is in verband met de AVG niet meer toegestaan.
Daarnaast biedt de bezoekersregistratie app van EVA diverse integratiemogelijkheden en koppelingen. Een enorme meerwaarde ten opzichte van andere bezoekersregistratiepakketten.
Toegangsverlening
Wilt u nog een stapje verder gaan in het klantvriendelijk toegang verlenen? Met de functionaliteit van EVA is het mogelijk om rechten aan klanten toe te kennen waarmee zij zelf bepaalde deuren kunnen openen. Veilig én gebruiksvriendelijk!
Registratie van klanten
Tevens heeft u de mogelijkheden om uw klanten automatisch in het calamiteitenoverzicht te registreren. Hierdoor heeft u slechts één aanwezigheidsoverzicht (zowel personeel als bezoekers) en kan er in geval van een calamiteit heel eenvoudig gekeken worden of iedereen veilig is.
Integratiemogelijkheden EVA
Salto
CardAccess
iProtect
2N
Kronos
Aeos
Atrea
LenelS2
Veelgestelde vragen
U zorgt ervoor dat incheckproces uw merkidentiteit weerspiegelt. U kunt uw kleuren kiezen, uw logo en achtergrondafbeelding uploaden en de tekst op elk scherm personaliseren.
Bezoeker erkenning
Laat bezoekers weten dat ze verwacht worden en welkom zijn! Laat hun naam op het scherm verschijnen als ze inchecken. Ze voelen zich gerustgesteld dat ze op uw lijst staan en hun bezoek is goed begonnen.
Snel inchecken
Om het inchecken nog sneller te maken, zijn QR-codes opgenomen in de e-mailuitnodigingen van uw bezoekers. Bezoekers kunnen de QR-code contactloos scannen bij de terminal.
Meerdere locaties
Of u nu meer dan één deur naar uw gebouw of meerdere kantoren over de hele wereld heeft, u kunt één enkel EVA-account gebruiken om deze allemaal te beheren. Toegevoegde bonus: al uw locaties nemen de kenmerken van uw hoogste plan over.
Een gebouw delen met andere bedrijven? Gebruik dezelfde tablet om alle bezoekers te begroeten. Uw gasten selecteren uw logo op het scherm om in te checken.
NDA
Uw bezoekers kunnen uw NDA of gezondheids- en veiligheidsinstructies rechtstreeks op het scherm ondertekenen. En u kunt alle ondertekende documenten rechtstreeks opslaan in EVA.
Slimme regels zijn een manier om de reeks incheckschermen aan te passen op basis van de antwoorden van uw bezoeker. Voor een zo vloeiend mogelijk incheckproces.
Vrijblijvend advies
Vul onderstaand contactformulier in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.
- Uw gegevens zijn veilig!
Oplossing naar uw wens
Na het invullen van het formulier nemen we contact met u op om uw wens te bespreken.
❯❯ Inventarisatie
❯❯ Offerte
❯❯ Implementatie
❯❯ Service
Succesvolle projecten
Klanttevredenheid