Moderne veilige werkplek

Gebruikersnaam, wachtwoord, inloggen. Hartstikke veilig toch? In de basis wel. Maar hoe weet je nou zeker dat het geen hacker is die inlogt met gestolen gegevens? Hier komt identiteitscontrole kijken. Aan de hand van meerdere variabelen controleert Microsoft 365 of deze inlogpoging wel legitiem is:

• Bevindt de inlogger zich bijvoorbeeld wel in Nederland?
• Welke internetverbinding wordt er gebruikt?

Multi-Factor Authentication biedt in dit soort gevallen uitkomst. Hierbij ontvangt een werknemer tijdens het inloggen bijvoorbeeld een SMS met een code, die ingevuld moet worden om door te mogen. Zo hebben hackers niets aan gestolen wachtwoorden zonder gelijktijdige toegang tot de bijbehorende telefoon.

Gelijktijdig met deze extra handeling voor gebruikers verhoogt Microsoft 365 ook het gemak. Zo kan men nu zelf een wachtwoord resetten zonder tussenkomst van IT. Ook het zogenaamde Single Sign On neemt in populariteit toe. Ben je eenmaal veilig ingelogd? Dan kan je zo snel schakelen tussen allerlei online (Microsoft/Office) applicaties, zonder dat je hier telkens een apart wachtwoord voor hoeft in te vullen. Handig!

Vroeger was het beheer van IT veel makkelijker. Weet u nog? Een kantoor stond vol lichtgrijze PC’s die, alleen al vanwege hun gewicht, nergens heen konden. Opslaan deed u op een floppy. Data en documenten verlieten zelden ‘fysiek’ het pand. Heel misschien kon een computer verbinden met een lokale file-server of zelfs met het internet. 

We werken allang niet meer (alleen) op een vaste computer in ons kantoor. Sterker nog, we werken vaak al niet eens meer (alleen) op apparaten ‘van de zaak’. Thuis, onderweg of op kantoor werken we op onze laptop, tablet of smartphone. En krijgt u geen (top-) telefoon van de baas? Dan gebruikt u toch gewoon uw eigen smartphone.

Door deze wildgroei aan apparaten, en de vele internetverbindingen die we overal gebruiken, krijgt IT-beveiliging een hele nieuwe dimensie. Ieder apparaat is een potentieel doelwit voor hackers. Deze cybercriminelen zoeken altijd de weg van de minste weerstand. De slechtst beveiligde computer, tablet of smartphone. Nu is het beveiligen van IT al lastig genoeg als je alle hardware zélf koopt en beheert. Dus wat doet u tegen een werknemer die zakelijk inlogt via zijn slecht beveiligde privécomputer?

Om deze reden zet Microsoft 365 stevig in op Mobile Device Management. Met deze oplossingen beheert u op afstand welke apparaten uw collega’s zakelijk gebruiken. U ziet of deze veilig zijn, en onderneemt passende acties als dit niet zo is. Denk bijvoorbeeld aan het ‘gedwongen’ updaten van antivirussoftware of het op afstand wissen van gegevens op een gestolen apparaat. 

Een eerste stap in de goede richting is het delen van bestanden via bijvoorbeeld OneDrive en Teams (nu al standaard beschikbaar in Office 365). Hierbij geef je mensen toestemming om bestanden in te zien, maar kan je deze ook weer intrekken. Dit geeft al meer controle, want een verzonden e-mail laat zich niet terughalen.

Een belangrijke tweede techniek is nu standaard onderdeel van Microsoft 365 – Information Protection. Hiermee kan je per bestand een ‘vertrouwelijkheidsniveau’ instellen en beperkingen opleggen zoals ‘niet kopiëren’ en ‘niet doorsturen’. Zo regel je eenvoudig dat documenten niet naar iemand buiten de organisatie verzonden worden, of alleen gelezen mogen worden door het eigen hoger management.