Kees de Kluijver

26 augustus 2022

7 redenen om over te stappen op digitaal aanwezigheid registreren

Hoe houdt u bij wie er binnen uw pand aanwezig is? Zowel collega’s als bezoekers? In deze digitale tijden kom ik nog geregeld papieren lijsten en schuifbordjes tegen. Natuurlijk, dit werkt ook. Bent u al bekend met digitale aanwezigheid- en bezoekersregistratie? Zo niet, dan adviseer ik u zeker door te lezen, wie weet wordt u gelukkig van de vele voordelen die het biedt ten opzichte van het ‘papierwerk’.


Zelf ben ik enthousiast over de EVA aanwezigheid- en bezoekersregistratie software. Enerzijds omdat het aansluit op beveiligingsoplossingen die wij leveren vanuit Lagarde Groep. Anderzijds omdat de tool beschikt over mooie functionaliteiten. Ik geef u 7 redenen om vandaag nog over te stappen op aanwezigheid- en bezoekersregistratie.

1) Minder foutgevoelig

Het schuifbordje en papieren logboek kunnen de kast in. Met behulp van de aanwezigheidsregistratie software wordt de aanwezigheid van collega’s en bezoekers digitaal geregistreerd. Wat de kans op fouten aanzienlijk verkleind.

2) Efficiënter werken in gebruiksvriendelijke tool

Beschikt uw organisatie over een schuifbord? U hoeft hier niet helemaal afscheid van te nemen. EVA beschikt hier ook over, maar dan digitaal. Met één klik geeft u aan- of afwezigheid door. U kunt ervoor kiezen collega’s en bezoekers dit zelf te laten doen, of dit door de receptionist te laten bedienen. Eén ding is zeker: u bespaart tijd en daardoor kosten.
Ook zijn er mooie mogelijkheden wanneer u integreert met toegangscontrole, daarover vertel ik u zo meer.

image

3) Direct goed voor de administratie

Door de aan- en afwezigheid bij te houden creëert u automatisch een logboek. Dit logboek dient als overzicht voor de belastingdienst in verband met de reiskostenvergoeding. Of voor de loonadministratie, wanneer u het koppelt aan een tijdsregistratiesysteem.

4) Heet bezoekers vriendelijk welkom

Eén van de grootste voordelen is het vriendelijk verwelkomen van gasten. Bezoekers kunnen zichzelf aanmelden via een terminal. Compleet met welkomstbericht en instructie. Ook kan de receptionist zelf bezoekers registreren in de registratiesoftware.

5) Verhoog veiligheid voor collega’s, bezoekers én uzelf

Calamiteit? Ontruimen? EVA schiet te hulp! Tenminste, als de BHV’ers gebruik maken van de BHV-app. Voor hen, en de eventuele hulpdiensten, is direct inzichtelijk wie er wel en niet zijn.


EVA laat bij registratie, wanneer u dit wilt, de veiligheidsregels zien (zie ook punt 4). Bezoekers zijn dus goed op de hoogte en zullen zich ook extra veilig voelen. Mooie bijkomstigheid is dat u de kans om aansprakelijk gesteld te worden bij calamiteiten verkleind. U toont namelijk aan dat u alles heeft gedaan aan het optimaliseren van de veiligheid.


Tot slot verhoogt u de veiligheid van eigendommen door uw strakke controle op toegang en eventuele achterblijvers . Door aan- en afmelden ziet u wie er op een betreffend moment aan- en afwezig zijn. Indien gewenst kunt u bezoekers voorzien van badges. Hierdoor weten u collega’s altijd dat iemand met badge (een bezoeker) toegang heeft.

welkomstzuil

6) AVG-proof

Iets AVG-proof maken, hoe doet u dat nou eigenlijk? Gelukkig hoeft u daar bij de aanwezigheidsregistratie niet teveel over na te denken, EVA neemt dit voor u uit handen. De privacy van uw collega’s en bezoekers is gewaarborgd en wordt goed afgeschermd. Het is zeker AVG-vriendelijker dan een papieren logboek op de balie.

7) Integreer met andere systemen

EVA heeft integratiemogelijkheden, bijvoorbeeld met toegangscontrole- en tijdsregistratiesystemen. Laten wij nou net thuis zijn in de toegangscontrole en deze koppeling al vaak maken. Medewerkers krijgen met hun tag of smartphone toegang tot het pand. Wanneer zij de deur openen wordt dit direct vastgelegd in de software van EVA. Koppel hier ook tijdsregistratie aan en de ‘personele boekhouding’ is ook snel gedaan!

Met de juiste inrichting wordt het voor uw bezoekers in ieder geval een hele prettige ervaring om langs te komen. Daar ben ik van overtuigd. U kunt hen zelfs vooraf geautomatiseerd een QR-code toe sturen waarmee zij toegang hebben tot uw pand. Of een kenteken registreren wanneer u beschikt over een slagboom in combinatie met een kentekencamera. Het voertuig wordt herkend en de slagboom gaat automatisch omhoog. Veel vriendelijker kan het niet toch?

Slagboominstallatie

Handig om te weten wanneer u interesse heeft

Implementatie van EVA software is doorgaans snel en eenvoudig te realiseren. Voor iedere branche en ieder type organisatie.

Ik noemde het al even: indien gewenst kunt u hardware toevoegen aan de oplossing. Een terminal op de balie of een zuil bij ontvangst zijn echte eye-catchers en nog vriendelijk voor personeel en bezoekers ook.

EVA beschikt over verschillende licentiemodellen: basis, pro, enterprise. Welke het beste bij uw organisatie past? Dat is afhankelijk van uw wensen.

Benieuwd? Dan adviseer ik u graag hierover. Of wilt u liever nog een demo zodat u genoemde functionaliteiten zelf kunt ervaren? Laat het me weten via een reactie op dit bericht.

Ontvang meer informatie

  • Door op versturen te klikken gaat u akkoord met onze privacyverklaring.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Door Kees de Kluijver

Kees heeft door zijn verschillende werkzaamheden, van binnendienst beveiliging tot productmanager tot accountmanager, veel ervaring met beveiligingsoplossingen. Bij Lagarde Groep is hij gestart op de binnendienst. Tegenwoordig is Kees actief als accountmanager. Door zijn ruime ervaring kan hij de klant perfect voorzien van advies op het gebied van fysieke beveiliging.
0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.