Niels van Cappellen

20 januari 2021

Haal het maximale uit Microsoft Teams

In maart 2020 klinkt als eerste de roep vanuit het OMT om zoveel mogelijk thuis te werken. Op stelle sprong worden er bij organisaties allerlei maatregelen getroffen. Laptops worden uitgedeeld, bureaustoelen worden mee naar huis genomen en bij veel bedrijven wordt Microsoft Teams ingezet om te kunnen vergaderen en met klanten te videobellen.

Nu, bijna een jaar later, weten we allemaal hoe corona ons in 2020 in de greep heeft gehouden en nog steeds houdt. Het thuiswerken? Veel organisaties houden de kantoren nog gesloten en steeds vaker klinkt het geluid dat het thuis werken wel een blijvertje is. Het zij fulltime of in een deelvorm waarbij je een aantal dagen op kantoor en thuis werkt.

Microsoft Teams ook een blijvertje

Microsoft teams is in die zin ook een blijvertje. Met de functies videobellen en chatten zijn we inmiddels wel bekend. Maar in hoeverre bent u bekend met de andere functionaliteiten? Microsoft slaat ons hier voortdurend mee om de oren. Een greep uit de functies:

  • Together mode, waarmee het ‘groepsgevoel’ terugkomt doordat u bijvoorbeeld met uw collega’s in een virtueel klaslokaal zit.
  • Break-out rooms, waarmee organisatoren van vergaderingen deelnemers in kleinere groepen kunnen opsplitsen voor bijv. groepsdiscussies.
  • Presentaties uploaden in Teams vergaderingen om deze zonder haperingen te doorlopen.
  • Hand opsteken, onderdrukken van ruis en andere functionaliteiten die het vergaderen prettiger maken.

En zo zijn er nog tientallen functionaliteiten die voor veel gebruikers mogelijk nog niet eens bekend zijn. En mogen we nog een hele hoop verwachten!

Onderstaand tien praktische tips om direct meer uit Teams te halen.

Microsoft Teams 2.0

Teams 2.0, Teams de volgende stap, Teams next level…. De naamgeving maakt in dit geval niet uit. De boodschap des te meer: Teams is meer dan een communicatietool. Of in ieder geval, dat kan het zijn met de juiste inrichting.

Samenwerken intern en extern

Neem als voorbeeld het samenwerken. Via Teams, en daaraan gekoppeld SharePoint, deel je bestanden met collega’s, maar ook met mensen buiten je organisatie. Perfect voor efficiënt samenwerken.

Apps en workflows

Er kunnen allerlei ‘blokjes’ worden toegevoegd aan Teams in de vorm van Apps. Hierbij kunt u denken aan apps om:

  • processen te automatiseren;
  • complexe projecten te navigeren;
  • repetitieve zaken te automatiseren;
  • data te visualiseren.

Zo richt u de werkomgeving volledig in naar uw eigen wens.

Integratiemogelijkheden

Aansluitend op het vorige punt: Teams heeft ook talloze integratiemogelijkheden. Natuurlijk sowieso met enorm veel producten uit het assortiment van Microsoft. Van SharePoint, OneNote, PowerBI tot en met Dynamics. Maar ook voor zogenaamde ‘third-party apps’ is plek binnen Microsoft Teams.

Teams Telefonie

Dat bellen intern gaat dus prima via Teams. Maar extern bellen? Naar vaste nummers? Dat kan ook perfect met onze Microsoft Teams Telefonie oplossing. Sterker nog, u kunt zelfs uw CRM hieraan koppelen.

U ziet de beweging al, ook in de voorgaande punten: steeds meer apps en integraties bewegen naar Teams, wat ervoor zorgt dat u op den duur uw werk volledig vanuit Teams kunt doen.

Beleid, beleid, beleid

Wel valt of staat het succes van Microsoft Teams met een goed beleid. Even een test: hoeveel teams heeft u momenteel aangemaakt? En hoeveel gebruikt u er actief? Grote kans dat u de wirwar van het aantal aangemaakte teams herkent. Om maar te zwijgen over het gebrek aan voorwaarden waar deze teams aan moeten voldoen.

Door aan de voorkant een helder beleid op te stellen wordt er een werkbare situatie gecreëerd waardoor werknemers efficiënt op de zaak én thuis kunnen werken.

Gedwongen te werken via Teams, maar toch ook wel lekker

Ja, het was een omslag. Van fysieke vergaderingen naar virtuele meetings. En ja, we missen het contact met de collega’s, het praatje bij de koffiemachine. Maar als u heel eerlijk bent tegen u zelf: vindt u het ook niet heel fijn, dat thuis werken via Teams? Geen reistijden meer, stiekem met de pyjamabroek nog aan vergaderen (u heeft ongetwijfeld de komische video’s voorbij zien komen) en bovenal: voldoende functionaliteiten om efficiënt samen te werken. En dit gaat alleen maar beter worden!

Veel organisaties zijn in ieder geval overtuigd van deze manier van werken en zullen ook na ‘deze periode’ niet teruggaan naar volledig werken op kantoor. Ik verwacht dat de kantooromgeving steeds meer een ‘hub’ wordt waar collega’s en eventueel klanten eens of een aantal keer per week zullen samenkomen. Wat denkt u? En indien u het met me eens bent, wat betekent dit voor uw beleid en software? Ik nodig u uit om hier eens met mij over van gedachten te wisselen.

Door Niels van Cappellen

Een ICT-accountmanager in hart en nieren. Niels houdt alle ontwikkelingen op ICT-gebied nauwlettend in de gaten en kan zo altijd de klant adviseren om nóg efficiënter en productiever te werken. Hij beschikt over brede expertise: cloudmigraties, Microsoft 365, security, bij Niels bent u aan het juiste adres.

Bekijk onze gerelateerde blogberichten

Hoe verhoogt u security awareness?

Hoe verhoogt u security awareness?

Security, van belangrijk en ondersteunend naar primair en onmisbaar. Zonder gedegen security kan een organisatie niet blijven bestaan. Wekelijks een aanval in het nieuws waarbij het de ene keer lukt door een phishing e-mail, de volgende keer door een zwak wachtwoord...

Lees meer
Van WhatsApp naar Microsoft Teams

Van WhatsApp naar Microsoft Teams

Geregeld kom ik het nog tegen: medewerkers die WhatsApp zakelijk gebruiken. Hoevaak is dit bij u het geval? Want laten we eerlijk zijn, daar is het eigenlijk niet voor bedoeld! De laatste maanden heeft Microsoft Teams een enorme groei doorgemaakt, zowel qua gebruikers...

Lees meer
0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt advertentiecookies. Door op 'Oké, sluiten' te klikken geeft u hiervoor toestemming. Kies ‘Instellingen wijzigen’ voor meer informatie of om uw instellingen aan te passen.
Annuleren