Ervaar de mogelijkheden van toegangscontrole anno 2020

Toegangscontrole is ons inmiddels allemaal wel bekend, toch? Voor degene die zich afvragen waar ik het nu over heb, dikke tip, lees mijn vorige blog over toegangscontrole even. Dan ben je helemaal bij. Als toegangscontrole gewoon functioneel werkt in een organisatie dan is dat prima. Wanneer gebruikers en beheerders op de juiste manier het systeem gebruiken en beheren, de software up to date is en niet vervuild dan is dat nog beter. Maar wanneer gaat toegangscontrole nu echt meerwaarde genereren? Eigenlijk is er maar één goed antwoord: als we het toegangscontrolesysteem niet als een losstaand systeem zien, maar dit integreren in de processen van de organisatie. In deze blog ga ik u tips geven over hoe u toegangscontrole naadloos kunt integreren in uw business.

Gebruikers

Op het moment dat een toegangscontrolesysteem geïnstalleerd is dient de software gevuld te worden met gebruikers. Helaas wordt er vaak voor gekozen om de gebruikers eenmalig te importeren, of erger nog, handmatig aan te maken. Dit zorgt ervoor dat een toegangscontrolesysteem heel snel vervuilt. Je kunt er gif op innemen dat er een moment komt waarop de inhoud van het toegangscontrolesysteem niet meer overeenkomt met de werkelijke situatie. Juist om deze reden is het cruciaal de toegangscontrole niet als het zoveelste losse stukje software te zien. Zorg ervoor dat de informatie rondom de medewerker gecentraliseerd wordt in bijvoorbeeld een active directory of HRM applicatie. Wanneer dat goed ingericht is kan de toegangscontrole hier namelijk naadloos op aangesloten worden. Vindt er een personeelsmutatie plaats? Geen probleem, dit wordt automatisch gesynchroniseerd met de toegangscontrole. Op die manier bent u er zeker van dat de informatie in beide systemen overeenkomt. Bijkomend voordeel is dat de rechten bepaald worden op basis van functieprofiel. De persoon die de tags uitreikt kan dus niet zomaar een tag aanmaken die meer rechten heeft dan hij zou moeten hebben. Er is dan ineens sprake van controle over de toegangscontrole.

Wanneer er een koppeling met de active directory gemaakt wordt dan gaan de mogelijkheden zo ver dat zelfs in de active directory bepaald kan worden wie er mag inloggen in de software. En dat inloggen kan hij vervolgens doen met zijn active directory credentials. Op die manier wordt voorkomen dat gebruikers gaan inloggen op hetzelfde account en niet meer duidelijk is wie nu precies wat in de software heeft aangepast.

Telefoon is de toekomst

Ik had het net al even over het uitreiken van een tag en dat die persoon de rechtenprofielen niet meer hoeft aan te kunnen passen. Het zou natuurlijk nog mooier zijn als er helemaal niemand nog iets hoeft te doen nadat de medewerker in dienst is gekomen, maar dat dit enrollment proces volledig automatisch verloopt. En laat dat nu op een vrij eenvoudige manier te realiseren zijn! Wat heeft iedereen altijd bij zich? Een portemonnee of sleutelbos wil nog wel eens vergeten worden, maar een telefoon is bij veel mensen zo ongeveer aan het lichaam verbonden. Is de telefoon te ver weg dan gaat men rechtsomkeert om het apparaat op te halen. Je had het al aan zien komen maar de telefoon biedt een uiterst mooie gelegenheid om tags digitaal uit te rollen. Het enige wat de nieuwe medewerker hoeft te doen is een app te downloaden en zijn tag op te halen. Weg moeilijke processen, weg tags bestellen, weg lang van tevoren alvast een tag klaarleggen.

Alarmen en meldingen

Het gebeurt regelmatig dat een organisatie eigenlijk meer grip op het toegangscontrolesysteem zou willen hebben. Regelmatig is ICT buiten schot gehouden om het proces te versnellen. Wat je daar ook van kan vinden, het is gewoon geen goed idee. Er zijn namelijk met het toegangscontrolesysteem zoveel meer mogelijkheden. Neem nu batterij gevoede componenten. Vrijwel de eerste vraag die ik vaak krijg is, ‘hoe lang gaat die batterij mee?’ of, ‘hoe weten wij dat we de batterij moeten vervangen?’. De wanhoop klinkt bijna in die vraag door, en terecht. Het hoeft alleen helemaal niet zo moeilijk te zijn. Het is namelijk gewoon mogelijk om automatisch een ticket in het interne ticketsysteem te laten aanmaken of een mail te laten sturen wanneer een batterij leeg begint te raken.

Een andere vraag die vaak samenhangt met certificeringen is: ‘hoe weet ik het als een deur van een kritieke ruimte open gehouden wordt?’ Het is namelijk niet zo moeilijk om iets tussen de deur te doen zodat deze net niet helemaal sluit. Ook hiervoor geldt, pas de juiste hardware toe en het is gewoon mogelijk om automatische meldingen te laten versturen, proactief wel te verstaan!

Toegang voor personen die het alarm niet uit mogen schakelen ontzeggen wanneer het alarm is ingeschakeld? Het kan! Als het brandalarm afgaat alle online deuren ontgrendelen? Het kan! Het lijkt mij evident, er zijn zoveel oplossingen dat u uw best moet doen om alle vragen erbij te bedenken.

Aanwezigheidsregistratie

Als laatste wil ik een belangrijk punt aanstippen. Elke organisatie zal zich hoe dan ook wel eens afvragen wie er aanwezig zijn, of bepaalde delen van het pand nu vaak gebruikt worden of niet. Het is mogelijk om op basis van de toegangscontrole dit soort zaken te registreren. Neem nu bijvoorbeeld BHV-ers. Iedere organisatie wenst dat bij een incident zo snel mogelijk de BHV-ers opgeschaald worden. Dan is het wel fijn om te weten of ze ook aanwezig zijn! Zeker als er sprake is van meerdere panden, dan is het fijn als duidelijk is welke BHV-er in welk pand aanwezig is.

Voor diezelfde BHV-er is het handig als hij/zij het pand moet ontruimen, dat diegene weet wie er in het pand zijn. Ook dat is informatie die uit het toegangscontrolesysteem te halen is. Het is zelfs mogelijk om in geval van brand automatisch een aanwezigheidsrapport te laten printen. Ik zou zeggen de mogelijkheden zijn er, kom maar op met uw vragen!

Wat zou u graag willen kunnen bereiken met jouw toegangscontrolesysteem? Hoe kan ik u daar bij helpen?